Catatan Registrasi #3

Sumber Gambar: blog.lass.org.uk 

Pada catatan ini, saya akan membedah atau menjelaskan mengenai dokumen registrasi obat yang sebenarnya telah tercantum dalam Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia nomor HK.03.1.23.10.11.08481 (tetapi tidak semuanya). Selain itu, saya juga akan memberikan contoh-contoh dokumennya didasarkan apa yang telah kelompok saya buat sebagai tugas dari mata kuliah ini. Dokumen registrasi obat terdiri dari 4 bagian yaitu bagian I dokumen administratif dan informasi produk, Bagian II dokumen mutu, bagian III dokumen non-klinik, dan bagian IV dokumen klinik. Namun, yang dipelajari pada kelas ini, hanya bagian I dan II saja.

Dokumen administratif dan informasi produk terdiri dari (a) daftar isi keseluruhan, (b) dokumen administratif, dan (c) informasi produk dan penandaan. Dokumen mutu terdiri dari (a) ringkasan dokumen mutu, (b) dokumen mutu, dan (c) daftar referensi. Sekedar mengetahui dokumen non-klinik terdiri dari (a) telaahan non-klinik, (b) ringkasan dan matriks studi non-klinik, (c) laporan studi non-klinik (jika perlu), dan (d) daftar referensi. Sementara dokumen klinik terdiri dari (a) telaahan uji klinik, (b) ringkasan uji klinik, (c) matriks laporan uji klinik, (d) laporan uji klinik, dan (e) daftar referensi. 

Sebelum dijelaskan lebih lanjut, ada beberapa istilah yang perlu diketahui definisinya terlebih dahulu, antara lain:

1. Obat baru adalah obat dengan zat aktif baru, zat tambahan baru, bentuk sediaan/rute pemberian baru, kekuatan baru, atau kombinasi baru yang belum pernah disetujui di Indonesia.
2. Produk biologi adalah vaksin, imunosera, antigen, hormon, enzim, produk darah, dan produk hasil fermentasi lainnya (termasuk antibodi monoklonal dan produk yang berasal dari teknologi rekombinan DNA) yang digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka pencegahan, penyembuhan, pemulihan, dan peningkatan kesehatan.
3. Obat copy adalah obat yang mengandung zat aktif dengan komposisi, kekuatan, bentuk sediaan, rute pemberian, indikasi dan posologi sama dengan obat yang sudah disetujui.
4. Pendaftar adalah industri farmasi yang telah mendapat izin industri farmasi sesuai ketentuan perundang-udangan.
5. Ringkasan karakteristik produk adalah informasi lengkap yang disetujui oleh Badan POM terkait deskripsi obat, khasiat, dan keamanan obat dari data hasil uji klinik, dan informasi lain yang dianggap perlu serta berfungsi sebagai sumber informasi bagi petugas kesehatan dan menjadi acuan dalam penyusunan informasi produk untuk pasien.
6. Zat aktif adalah komponen obat yang mempunyai efek farmakologis.
7. Zat tambahan adalah komponen obat yang dimaksudkan sebagai zat pengisi, pelarut, pelapis, pembantu, propelan, dan zat yang dimaksudkan untuk mempertinggi kegunaan, kemantapan, keawetan, atau sebagai zat warna dan tidak mempunyai efek farmakologis.

Selanjutnya, mengenai dokumen registrasi. Dokumen registrasi adalah berkas registrasi, terdiri dari dokumen-dokumen yang disusun menurut halaman dan penomoran yang berurutan, serta setiap dokumen dipisahkan oleh kertas pembatas. Setiap bagian dokumen registrasi harus dibundel dalam ordner/map terpisah atau beberapa bagian dokumen registrasi dapat digabungkan dalam ordner dengan kertas pembatas di antara setiap dokumen tersebut. Penggunaan ordner/map disesuaikan dengan banyaknya dokumen registrasi. 

Tabel di atas menunjukkan bahwa registrasi untuk obat copy, tidak memerlukan bagian III dokumen nonklinik. Pada tugas yang diberikan oleh dosen yaitu yang diminta untuk membuat dokumen registrasi untuk suatu obat antiretroviral kombinasi (obat terapi untuk HIV), kelompok kami memilih obat antiretroviral dengan kombinasi lamivudin, zidovudin, dan nevirapin (suatu obat copy) sehingga dokumen yang disiapkan hanya bagian I dan II saja. Meskipun bagian IV diperlukan 1 rangkap + 1 soft copy untuk suatu obat copy (jika perlu), dosen kami hanya meminta kami sampai bagian I dan II saja, jadi bagian III dan bagian IV belum dipelajari. 

Dokumen registrasi dibuat menggunakan kertas ukuran A4, ukuran huruf untuk narasi 12 Times New Roman, sementara untuk tabel, alur, dan diagram menggunakan ukuran huruf 9-10. Di bawah ini adalah aturan untuk warna ordner/mapnya. Jadi, untuk obat copy, warnanya adalah hitam.

Pada bagian tengah sampul depan untuk setiap ordner/map harus dituliskan informasi nama produk, bentuk sediaan, komposisi, jenis dan besar kemasan, nama pendaftar, nama produsen, nomor dan nama bagian. 

Pada setiap dokumen, harus dicantumkan informasi nama atau kode dokumen pada sudut kanan atas kertas pembatas. Semua dokumen harus mempunyai nomor halaman. Jika terdapat dokumen yang disisipkan dalam dokumen, seperti protokal dalam laporan studi, dokumen sisipan tersebut dimasukkan sebagai Lampiran. Setiap lampiran harus dipisahkan dengan kertas pembatas yang dinamai dengan benar. 

Jika diperbesar seperti di bawah ini.

Sebagaimana yang telah disebutkan sebelumnya, bagian I terdiri dari daftar isi keseluruhan, dokumen administratif, serta informasi produk dan penandaan. Di bawah ini adalah contoh daftar isi keseluruhan.

Dokumen administratif terdiri dari surat pengantar, formulir registrasi, pernyataan pendaftar, sertifikat dan dokumen administratif lain, hasil pra-registrasi, kuitansi/bukti pembayaran, dan dokumen lain. Di bawah ini adalah contoh formulir registrasi. 

Di bawah ini adalah contoh pernyataan pendaftar. 

Terkait sertifikat dan dokumen administratif lain, yang dimasukkan berbeda-beda untuk obat produksi dalam negeri, produksi dalam negeri berdasarkan lisensi, produksi dalam negeri berdasarkan kontrak dan lainnya, sebagaimana yang telah dibahas pada post sebelumnya. Namun, untuk contoh obat antiretroviral kombinasi ini, yang dibuat adalah produksi dalam negeri, sehingga persyaratannya terdiri dari sertifikat/dokumen (1) izin industri farmasi, (2) sertifikat CPOB yang masih berlaku untuk bentuk sediaan yang didaftarkan, serta (3) data inspeksi terakhir dan perubahan terkait paling lama dua tahun yang dikeluarkan oleh BPOM. Di bawah ini adalah contoh sertifikat izin industri farmasi. 

Di bawah ini adalah sertifikat CPOB.

Sementara untuk sub bagian penandaan dan informasi produk berisi informasi lengkap, objektif, dan tidak menyesatkan yang dapat menjamin penggunaan obat secara tepat, rasional, dan aman. Pada sub bagian ini penandaannya berupa penandaan bungkus luar (kemasan sekunder) dan dalamnnya (kemasan primer). Sementara informasi produk terdiri dari (1) brosur dan (2) ringkasan karakteristik produk disertai dengan informasi produk untuk pasien. Informasi produk untuk pasien ini dapat dijelaskan dalam bentuk penjelasan atau pertanyaan-jawaban. 

Di bawah ini adalah penandaannya.

Di bawah ini adalah contoh brosurnya.

Di bawah ini adalah ringkasan karakteristik produknya.

Sementara di bawah ini adalah contoh informasi produk untuk pasiennya. 

Selanjutnya untuk bagian II dokumen mutu, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, terdiri dari 3 sub bagian (A) Ringkasan Dokumen Mutu, (B) Dokumen Mutu, dan (C) Daftar Referensi. Sub bagian A, ringkasan dokumen mutu (RDM) adalah ringkasan sesuai ruang lingkup dan format pada dokumen mutu lengkap. Informasi data atau justifikasi yang tercantum dalam RDM harus konsisten dengan dokumen mutu lengkap yang diserahkan. 

Sub bagian (B) dokumen mutu, terdiri dari S Zat Aktif dan P Obat.  S Zat aktif terdiri dari S1-S7, yaitu:

S1 Informasi Umum

S2 Proses Produksi dan Sumber Zat Aktif

S3 Karakterisasi

S4 Spesifikasi dan Metode Pengujian Zat Aktif

S5 Baku Pembanding

S6 Spesifikasi dan Pengujian Kemasan

S7 Stabilitas

S1 Informasi umum, terdiri dari:

S1.1 Tata Nama

S1.2 Rumus Kimia

S1.3 Sifat-Sifat Umum

S2 Proses Produksi dan Sumber Zat Aktif, terdiri dari:

S2.1 Produsen

S2.2 Uraian dan Kontrol Proses Pembuatan

S2.3 Kontrol Terhadap Bahan

S2.4 Kontrol Terhadap Tahapan Kritis dan Senyawa Antara

S2.5 Validasi Proses dan/atau Evaluasi

S2.6 Pengembangan Proses Pembuatan

S3 Karakterisasi, terdiri dari:

S3.1 Elusidasi dari Struktur dan Karakterisasi

S3.2 Bahan Pengotor

S4 Spesifikasi dan Metode Pengujian Zat Aktif, terdiri dari:

S4.1 Spesifikasi

S4.2 Prosedur Analisis

S4.3 Validasi Prosedur Analisis

S4.4 Analisis Bets

S4.5 Justifikasi Spesifikasi

Sementara P Obat terdiri dari P1 hingga P9, yaitu:

P1 Pemerian dan Formula

P2 Pengembangan Produk

P3 Prosedur Pembuatan

P4 Spesifikasi dan Metode Pengujian Zat Tambahan

P5 Spesifikasi dan Metode Pengujian Obat

P6 Baku Pembanding

P7 Spesifikasi dan Metode Pengujian Kemasan

P8 Stabilitas

P9 Bukti Ekivalensi

P2 Pengembangan Produk, terdiri dari:

P2.1 Informasi Studi Pengembangan

P2.2 Komponen Obat (P2.2.1 Zat Aktif dan P2.2.2 Zat Tambahan) 

P2.3 Obat (P2.3.1 Pengembangan Formula, P2.3.2 Overages, P2.3.3 Sifat Fisikokimia dan Biologi)

P2.4 Pengembangan Proses Pembuatan

P2.5 Sistem Kemasan

P2.6 Atribut Mikrobiologi

P2.7 Kompatibilitas

P3 Prosedur Pembuatan, terdiri dari:

P3.1 Formula Bets

P3.2 Proses Pembuatan dan Kontrol Proses

P3.3 Kontrol terhadap Tahapan Kritis dan Produk Antara

P3.4 Validasi Proses dan/atau Laporan

P4 Spesifikasi dan Metode Pengujian Zat Tambahan, terdiri dari:

P4.1 Spesifikasi

P4.2 Prosedur Analisis

P4.3 Zat Tambahan Bersumber dari Hewan dan/atau Manusia

P4.4 Zat Tambahan Baru

P5 Spesifikasi dan Metode Pengujian Obat, terdiri dari:

P5.1 Spesifikasi

P5.2 Prosedur Analisis

P5.3 Laporan Validasi Metode Analisis

P5.4 Analisis Bets

P5.5 Karakterisasi Zat Pengotor

P5.6 Justifikasi Spesifikasi

Untuk contoh pengerjaan registrasi bagian II dokumen mutunya, bisa diunduh di sini. Namun, saya tidak menjamin, apa yang dibuat oleh kelompok saya benar 100%. Karena ketika presentasi dan dievaluasi dosen, waktunya hanya sedikit, dan hanya diperiksa secara umum saja, tidak secara detail, sehingga tentu ada kemungkinan kesalahan. Pesan dari saya, gunakan contoh dokumen ini hanya sebagai gambaran saja, akan lebih baik, untuk berkonsultasi langsung ke dosen dan merujuk formatnya kepada aturan yang telah dibuat oleh BPOM. 

Demikan yang dapat saya sampaikan. Terima kasih untuk Azizah, Ochi, Afifah, Kak Eka, dan Kak Taufiq yang telah bekerja bersama-sama untuk mengerjakan tugas registrasi ini, menyelesaikan tugas ini bukanlah suatu hal yang mudah, beberapa kali revisi. Tanpa kerja sama ini pula, tidak akan bisa selesai tepat waktu. Mohon maaf apabila terdapat kesalahan, terima kasih sudah berkunjung :D