Catatan Manajemen Farmasi Komunitas #5

[Sumber Gambar: thewolfofwicklow.com]

Pak Umar berkata, "Mata kuliah ini dapat memberikan wawasan dan inspirasi bahwa ternyata ada mata kuliah yang menarik untuk dipelajari, di samping mata kuliah-mata kuliah wajib yang biasa dipelajari." Pada pertemuan kali ini, Pak Umar memberikan kelanjutan pembahasan mengenai planning. 

Ada jenis planning yang lain, yaitu top down dan bottom up. Top down artinya suatu perencanaan pengambilan keputusannya diambil oleh top manager. Dalam hal ini, tidak berarti bahwa middle manager dan first line manager tidak terlibat, tetapi keduanya tetap terlibat, yaitu dalam memberikan masukan. Misalnya, "Laba tahun ini harus mengalami kenaikan 2% dari tahun sebelumnya," kata top manager, lalu middle manager dan first line manager memberikan komentar "Apabila pasar mengalami kenaikan maka tahun depan, laba juga bisa meningkat. Dengan demikian, target 2% masih memungkinkan.". Jadi, fokus dari jenis top down ini adalah isu-isu strategis.

Sementara pada bottom up, seluruh manager ikut menyusun rencana. Metode ini menjamin semua pihak terlibat, jadi akan ada banyak masukan yang ditampung. Manager memiliki fungsi dalam memberikan saran serta mengevaluasi seluruh usulan tersebut. Misalnya ada perencanakan target ke depan. Manager yang di bawah dapat menyangkal atau memberikan ketidaksetujuan terhadap perencanaan, misal "Jangan seperti itu targetnya." Beda kalau semua diputuskan langsung oleh top manager, top manager dapat melihat lebih dari yang manager bawah lihat, top manager memiliki kemampuan yang disebut dengan "helicopter view". Jadi, dapat melihat lebih luas dan melihat peluang yang lebih banyak lagi. 

Saat membuat perencanaan dibutuhkan komitmen. Tidak hanya dari manager, tetapi seluruh staf yang terlibat juga dibutuhkan komitmen. Oleh karena itu, penting untuk menjaga komunikasi. 

Kembali soal top down. Pada metode ini, peran top manager sangat dominan. Namun, top manager tetap harus dapat mengemukakan alasan atau argumentasi kenapa perencanaan yang dibuatnya seperti itu dan seterusnya. Supaya, manager dan staf yang di bawahnya dapat mengerti, memahami, mendukung, dan berkomitmen mengimplementasikannya.

Perencanaan kadang membutuhkan adanya perubahan. Seseorang terkadang harus bisa merubah kebiasannya demi kemajuan organisasi atau perusahaan. Misalnya, top manager menginginkan agar terjadi akselerasi dalam pengerjaan tugas. Misalnya, staf terbiasa bersantai ketika siang hari, ketika ditambah tugas, maka pilihannya ada 2, bersantai atau mengerjakan tugas. Bagi yang terbiasa bersantai akan terasa sulit. Untuk dapat berubah memang tidak mudah. Seseorang butuh melakukan hal yang baru secara rutin berulang-ulang bisa sampai 90 hari dahulu baru akan menjadi kebiasaan barunya dan meninggalkan kebiasaan yang lama. Jadi kembali lagi, dibutuhkan komitmen. 

Keuntungan dalam memiliki perencanaan antara lain:

1. Memperbaiki komunikasi.
2. Memberikan arah.
3. Memaksa manager untuk berpikir ke depan "Think one step ahead."

Selanjutnya, perlu untuk mengetahui seperti apa perencanaan yang baik "A Good Plan". Perencanaan yang baik itu seperti:

1. Melihat adanya suatu hal yang saling melekat. Contoh, misalnya ingin meningkatkan penjualan. Hal ini bukan hanya terkait dengan bagaimana bisa menjual sebanyak-banyaknya. Ada hal lain yang melekat terkait peningkatan penjualan selain menjual, yaitu membeli, jadi harus pula dipertimbangkan untuk meningkatkan pembelian/produksi barang yang mau dijual.
2. Suatu perencanaan dapat berubah, maka harus ada antisipasi. Perencanaan boleh berubah, tetapi harus ada alasan yang kuat. Misalnya setelah menjalani rencana tersebut, ada yang perlu ditambahkan, maka perencanaan harus disusun ulang.
3. Perencanaan yang dibuat harus kredibel. Terkadang apa yang direncanakan itu masih berupa asumsi-asumsi. Pastikan bahwa asumsi-asumsi tersebut dapat dipercaya. Meskipun memang forecast, harus bisa diyakini "kebenarannya". Misalnya ketika ingin mendirikan apotek, dilihat seperti apa trennya, angka kelahiran, kematian, pasarnya, dan lain sebenarnya. Jadi, bukan lagi asumsi.
4. Perencanaan harus didukung oleh siapa yang mengerjakannya. Kalau tidak ada yang bisa mengerjakannya maka bisa merekrut staf atau karyawan baru. 
5. Identifikasi pula persyaratan dan pembiayaan. 

Terkadang, pada saat membuat rencana ada "jebakan perencanaan". Jadi, harus bisa dihindari, dengan cara:

1. Perencanaan tidak dilepaskan oleh satu pihak secara eksklusif. Misal di perusahaan ada departemen perencanaan. Kalau kita kasih secara penuh penyusunan perencanaan pada departemen tersebut, bisa terkena "jebakan perencanaan". Jadi perlu untuk penyusunan perencanaan melihat aspek lain yang berkembang. 
2. Penyusunan perencanaan dilakukan secara rutin, misal setahun sekali. Tetapi, tidak berarti perencanaan berubah secara terus menerus, karena memang perencanaan membutuhkan waktu. 

Pak Umar, tiba-tiba bertanya, "Apa bedanya product manager dan production manager?" Kalau product manager lebih cenderung mengatur seperti apa produknya agar dapat memenuhi keinginan konsumen. Procut manager ada di bagian pemasaran. Orang sering mengatakan bahwa product manager merupakan manager without sales. Sementara sales manager merupakan manager with sales people. Jadi, product manager hanya mengkonsepkan, mempelajari siapa pesaingnya, dan seterusnya. Sementara production manager, aktivitasnya berkaitan dalam produksi barang tersebut secara praktik seperti penerimaan bahan, pencampuran/pengolahan bahan, pengemasan, dan sebagainya. 

Pada perusahaan ada bagian RnD (Research and Development), jadi yang bekerja di bagian tersebut, hanya memikirkan soal riset, tidak banyak berhubungan dengan orang lain, lebih banyaknya berhubungan dengan alat-alat. Sementara individu yang lebih suka berkomunikasi dengan orang lain, bergabungnya ke bagian marketing. Di perusahaan, orang marketing memiliki konektivitas.

Seorang manager harus rajin membaca, supaya wawasannya lebih luas dibandingkan bawahannya. Oleh karena itu ada kutipan:

"Leader is Reader"

Perencanaan harus lebih dari tick box exercise, jika hanya demikian maka akan berakhir dengan kegagalan. Jadi harus ada semacam keingintahuan, apabila ini dilakukan maka apa yang akan terjadi, jika persoalan ini muncul, lalu apa yang harus dilakukan. 

Metode perencanaan yang lain adalah SMART Objectives. SMART merupakan singkatan dari Specific, Measurable, Agreed (Attainable/Achievable), Realistic, dan Time Related. Specific artinya perencanaan yang dibuat harus spesifik, contohnya jangan buat "Kita akan untung jika dapat menjual bekerja sama dengan perusahaan asuransi" tetapi "Kita akan untuk jika dapat bekerja sama dengan perusahaan Asuransi "AYA Companies". Measurable, artinya dapat diukur, misalnya "perusahaan akan untung banyak apabila dapat menjual produk lebih banyak", kata "lebih banyak" belum terukur, jadi harus diganti menjadi "perusahaan akan untung 10% apabila dapat menjual 1000 produk dalam 1 bulan.

Agreed artinya, perencanaan yang dibuat mendapat persetujuan dari berbagai pihak, agar semua pihak tersebut dapat berkomitmen. Realistic artinya dapat dicapai, tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi targetnya. Misal tren tiap tahun kenaikan untungnya hanya 2%, kemudian targetnya untuk tahun berikutnya naik 50%, ini non sense. Time related, artinya jelas kapan mau dicapainya. Misalnya, "keuntungan 30% ini dapat dicapai kapan-kapan". Ini tidak jelas, harus jelas kapan waktunya, jadi "keuntungan 30% ini dapat dicapai di tahun kedua.".

Setelah planning, lalu organizing. Ini merupakan suatu tindakan memutuskan bagaimana caranya suatu aktivitas dikelompokkan dan dikerjakan oleh sumber daya yang ada. Ada beberapa metode organizing. Yang paling umum adalah terdapat manager, lalu manager membawahi sejumlah staf di bagian itu. Ada pula yang tiap orang dicap sebagai manager, misal "junior manager" atau "senior manager" tetapi tidak membawahi siapa-siapa. 

Di bawah ini adalah elemen kunci dari struktur organisasi:

1. Kewenangan dan tanggung jawab,
2. Pembagian menjadi departemen-departemen.
3. Rantai komando (chain of command).
4. Sentralisasi atau desentralisasi sebagai alur pengambilan keputusan.
5. Spesialisasi pekerjaan.
6. Rentang kendali (span of control). Semacam menentukan berapa jumlah staf di bawah kita yang masih bisa dikendalikan.

Sampai di sini materi yang dapat disampaikan di kelas oleh dosen. Sebenarnya masih ada materi kata beliau. Tetapi sepertinya akan dilanjutkan setelah UTS. Demikian yang dapat saya sampaikan. Mohon maaf apabila terdapat kesalahan. Semoga bermanfaat dan terima kasih sudah berkunjung :D