Catatan Manajemen Farmasi Komunitas #4

[Sumber Gambar: bankershealthcaregroup.com]

Pak Umar mengatakan bahwa dapat dipastikan semua orang dalam mencapai aktualisasi diri, memiliki motivasi untuk menjadi top manager. Untuk bisa mencapai posisi itu, harus memiliki beberapa skill seperti conceptual skills, human skills, dan technical skills. Berdasarkan hirarki Maslow, yang berbentuk piramid, di mana di bagian dasar adalah kebutuhan dasar (rumah, makan, minum, dan sebagainya), bagian puncak piramid adalah bentuk aktualisasi diri. Lalu, ketika sebagian besar kebutuhan telah tercapai atau dilampaui, maka akan ada keinginan untuk mengembangkan diri agar dapat mencapai puncak aktualisasi diri. Jadi, untuk mencapai puncak memang harus melewati itu semua.  Tidak bisa loncat, misalnya "Saya ingin menjadi top manager meskipun belum mengalami semuanya, tidak digaji juga tidak mengapa." Perkataan seperti itu nonsense. 

Hirarki Maslow
[Sumber Gambar: lefrandi.wordpress.com]

Kemudian dibahas mengenai dunia usaha. Pada dunia usaha, artinya ada barang/jasa yang ditawarkan ke orang lain atau customer. Dalam sejarah dunia usaha, ada era-era di mana orientasi mulai berubah.

1. Era di mana disebut "production oriented", zaman pada saat Perang Dunia I. Pada zaman tersebut, sulit diperoleh produk karena semua orang ikut berperang. Contohnya saja, mau membeli antiseptik, tidak semua orang menjual/memiliki. Jadi, di era ini, orang berpikir, bagaimana caranya untuk membuat produk yang sebanyak mungkin. Tidak peduli penampilan wadahnya dan bagaimana perawatannya. Jadi, pada saat ini, yang penting ada banyak produk yang diproduksi, kualitas belum diprioritaskan.
2. Selanjutnya era "product oriented". Pada zaman ini, orang mulai berpikir, "Apabila wadahnya kurang bagus maka ketika terkena sinar matahari maka bahannya dapat berubah, kalau begitu wadahnya atau kemasannya perlu diperbaiki." Era ini, orang-orang berlomba memperbaiki, terutama soal penampilan dan seterusnya. 
3. Era "sales oriented". Di era ini, terdapat salesman. Salesman harus bisa meyakinkan customer akan produk yang dijualnya. Oleh karena itu, salesman "banyak omongnya" serta agresif ketika menawarkannya, baru sampai kita bilang "iya", salesman tersebut baru berhenti. Jadi, pada era ini, produknya sudah ada, namun customer dipaksakan untuk membeli.
4. Era keempat, "marketing oriented". Dengan perkembangan zaman, orang sudah berpikir untuk membuat produk yang didasarkan atas kebutuhan atau keinginan dari customer.  Jadi, yang dilakukan adalah menanyakan apa yang dibutuhkan oleh customer, bukan produk apa yang ada. 
5. Era "customer relationship oriented". Era ini membuat customer "terikat". Jadi, pada era ini customer memiliki kartu anggota. Semacam "jangan hanya sekali beli lalu tidak kembali lagi". 

Inovasi tidak ada hentinya. Individu akan selalu melakukan sesuatu yang berbeda/berinovasi dan mengambil risiko untuk memperoleh sesuatu yang lebih baik. Misalnya apabila saat ini hanya ada shampoo untuk merawat rambut lurus, maka bisa jadi ada yang berinovasi menciptakan shampoo untuk rambut keriting. 

Kaitannya dalam hal ini, seorang manager harus bisa mengajak bawahannya untuk mau melakukan sesuatu yang baru/berinovasi. Apabila yang bawah saja berinovasi maka poin perusahaan pun akan meningkat. 

Ciri dari suatu organisasi adalah ada orangnya, ada tujuan spesifik yang untuk dicapai, dan ada struktur organisasinya. Manager memiliki peran dalam organisasi. Salah satu fungsi manajemen yang dibahas pada pertemuan ini adalah planning. 

Planning atau perencanaan itu terdiri dari menetapkan objektif/tujuan, apa yang harus dikerjakan, melakukan/mengimplementasikan rencana, dan mengevaluasi. Pada tahapannya ada saat ketika ditetapkannya strategi. Contoh misalnya pada suatu apotek, untuk meningkatkan penjualan memiliki strategi yaitu dengan melakukan promosi, iklan, peningkatan pelayanan, buy one get one, dan memperbaiki inventory. 

Setelah ditetapkan strateginya, selanjutnya adalah plan of action. Misal terkait dengan perbaikan inventory. Persoalan yang muncul adalah bagaimana caranya mengelola inventory. Misalnya dengan pembelian yang di-upload ke komputer, lalu data-data jadi mudah diakses, dan dapat mengetahui produk mana yang laku dan yang tidak dijual. Apabila sebelumnya menggunakan kartu stok, maka pengelolaan inventory yang dengan komputer ini menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien. Tidak sampai di situ, plan of action berikutnya bisa mengenai persoalan siapa yang melakukan pembelian, belinya di mana, dan seterusnya. 

Setelah keseluruhan plan of action dibuat, lalu dilaksanakan, berikutnya adalah evaluasi. Evaluasi sangat penting dilakukan, agar pada berikutnya dapat lebih baik lagi. Misal contoh plan of action-nya adalah terkait "saya harus sampai ke Surabaya pukul 9 malam, kalau begitu saya harus berangkat pukul 7 malam. Lalu ternyata sampainya di Surabaya pukul 10 malam. Jadi evaluasinya, untuk berikutnya, berangkatnya harus 1 jam lebih awal supaya tepat waktu. 

Pada semua tingkatan baik leading maupun organizing, selalu dimulai dari planning. Karena memang fungsi leading dan organizing berawal dari fungsi planning. Leading dan organizing baru ada ketika tujuan telah ditetapkan ketika perencanaan dibuat. Dalam hal ini, top manager yang memikirkan keseluruhan perencanaan organisasinya. 

Contoh implementasinya, "Kalau saya mau meningkatkan penjuluan ini, apotek harus bisa buka 24 jam, maka diperlukan SDM yang memadai, ada sistem shift, dan seterusnya." Kemudian top manager menyusun struktur organisasi berdasarkan strategi perencanaannya. 

Sebagian orang, membuat struktur organisasi dulu lalu membuat strategi. Seharusnya, pemimpin atau top manager-nya yang membuat perencanaannya dulu, baru dibuat struktur organisasi. Jadi struktur organisasi yang dibuat mendukung apa yang mau dicapai. "Structure follows the strategy."

Leading bergantung dengan strategi. Contohnya ketika melakukan evaluasi, hal ini akan berguna dalam melihat kinerjanya apakah sudah sama atau sesuai dengan standar yang ditetapkan di awal ketika perencanaan atau tidak. Misalnya  ditetapkan standar pelayanan obat OTC 10 menit maksimal, pelayanan resep 20 menit maksimal. Lalu diimplementasikan. Apakah sudah sesuai atau belum dengan yang direncanakan.

Ada tiga macam perencanaan, yaitu bussiness plan, strategic plan, dan operation plan. Pada yang saya catat, bussiness plan itu menetapkan pasar, pada strategic plan, yang dipikirkan adalah organisasi secara keseluruhan termasuk kompetitor, sementara operation plan lebih ke bagaimana tujuan dapat dicapai secara keseluruhan (sebenarnya terkait ini saya masih bingung).

Ketiga hal itu terkait dengan bidang penjualan, pembelian, dan administrasi. Yang dipikirkan oleh top manager sebagian besar adalah strategic plan, sementara first line manager adalah hal yang operasional. 

Kegunaan planning antara lain:

1. Memperjelas arah "mau ke mana?".
2. Memotivasi orang lain. Kalau kita sudah punya rencana, maka kita bisa memotivasi orang lain.
3. Efisiensi sumber daya.
4. Memberikan cara untuk mengukur kemajuan.
5. Memastikan pengambilan keputusan,
6. Mengkoordinasi aktivitas dan rencana-rencana masing-masing unit.
7. Memastikan seseorang bertanggung jawab atau tidak terhadap aktivitasnya.

Kenapa dibuat rencana?

1. Untuk kepastian (certainty). Bayangkan apabila tidak memiliki rencana sama sekali maka akan makin tidak pasti apabila dibandingkan dengan ketika rencana dimiliki.
2. Confidence. Akan lebih percaya diri ketika memiliki rencana.
3. Sebagai alur perjalanan (road map).
4. Sebagai bukti bagi pemikiran lainnnya.

Dalam hal ini, perencanaan membantu kita dalam mengidentifikasi SWOT, meneliti/menguji risiko, mengkomunikasikan ide-ide, dan mengendalikan bisnis. 

Terkait dengan SWOT, terbagi menjadi 2, yaitu internal dan eksternal. SW termasuk ke dalam internal, sementara OT termasuk eksternal. Apakah SWOT bisa saling tumpang tindih? Bisa, sebenarnya tergantung dari mana melihatnya. Contoh saat ini, adalah adanya BPJS, bisa menjadi threat, bisa juga menjadi opportunity. Apabila dilihat sebagai threat, hal ini karena BPJS bekerja sama dengan rumah sakit serta klinik-klinik dalam melayani peserta BPJS, sehingga customer yang datang ke apotek dapat berkurang. Tetapi apabila dilihat dari opportunity, adanya BPJS dapat meningkatkan keuntungan, misalnya dengan bekerja sama dengan klinik, sehingga peserta BPJS-nya membelinya ke apotek yang bersangkutan. 

Terakhir, beliau menyampaikan sebuah kutipan,

"A plan is more than a forecast"

Tidak berarti dalam membuat perencaan tanpa prediksi. Tetapi dengan adanya prediksi, perencanaan akan lebih stabil. 

Demikian yang dapat saya sampaikan. Mohon maaf apabila terdapat kesalahan. Semoga bermanfaat dan terima kasih sudah berkunjung :D