Catatan Manajemen Farmasi Komunitas #3

Sumber Gambar: prspharmacyservices.com

Dalam pertemuan ketiga ini, dibahas mengenai hasil diskusi kelompok yang mana tiap kelompok dibagi tugas untuk mengelompokkan tiap aktivitas-aktivitas yang ada di apotek. Pada dasarnya di dalam apotek menurut penjelasan Pak Umar, aktivitas dibagi menjadi 3 yaitu pelayanan/penjualan, pembelian, dan administrasi/TU/bagian umum. Karyawan yang di bagian penjualan dilarang melakukan pembelian dan begitu pula sebaliknya. Hal ini untuk mencegah korupsi. Kaitannya dengan keuangan, ada prinsip-prinsip akuntansinya, atau prinsip pengelolaan keuangannya. Bagian administrasi yang akan mencatat keuangan dan melaporkannya ke atasan. 

Dengan demikian, di apotek, diperlukan sumber daya manusia yang tidak bisa hanya 1, seorang apoteker tetap harus dibantu, karena apoteker juga perlu istirahat. Bedanya dengan toko kelontong biasa, tentu yang dijual beda. Misalnya beli minuman di toko kelontong, ambil yang mana saja boleh, tapi kalau di apotek, yang dijual obat, salah ambil, bisa mengancam nyawa.

Ada pertanyaan, "Apakah apotek boleh melakukan promosi?" Pak Umar mengatakan kalau dulu itu belum boleh. Kalau sekarang, cenderung diperbolehkan namun masih terus dikaji. Yang dibolehkan adalah mengiklankan apoteknya, misalnya apotek ini memiliki ruang parkir yang luas, tempat tunggu yang nyaman, 24 jam dan lainnya. Yang tidak boleh adalah mengiklankan apotekernya, kami memiliki apoteker yang ahli, karena dari segi pedoman disiplin apoteker Indonesia Bab IV Bentuk Pelanggaran Disiplin Apoteker nomor 21 disebutkan bahwa tidak boleh mengiklankan kemampuan/pelayanan atau kelebihan kemampuan/pelayanan yang dimiliki, baik lisan ataupun tulisan, yang tidak benar atau menyesatkan. Kemudian muncul pertanyaan, "Bagaimana jika memang apoteker tersebut memang ahli?" Untuk yang ini saya tidak tahu, dan ketika dibahas dalam kelas, saya tidak memperoleh jawaban yang pasti. 

Kemudian dilanjutkan materi mengenai kompetensi yang harus ada pada manager. Kali ini terkait dengan conceptual skill. Di bawah ini adalah komponen-komponennya:

1. Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah bisnis. Seperti apa informasi-informasinya? Misalnya masalahnya adalah penjualan turun, setelah diselidiki ternyata informasi yang berkaitan adalah mengenai kurs dollar yang naik. Atau masalah kurangnya modal untuk bisnis, maka perlu dicari informasi pinjaman. Jadi, seluruh persoalan bisnis, harus dicari informasinya untuk dapat memecahkannya.
2. Menggunakan informasi untuk peluang inovasi. Inovasi sangat penting, karena perusahaan-perusahaan yang survive adalah perusahaan yang melakukan inovasi-inovasi. Misalnya apotek masih menggerus obat menggunakan lumpang dan alu, lalu dilakukan inovasi diganti dengan mixer yang kebetulan sudah ada teknologinya yang membuat pencampuran obat menjadi lebih efektif dan efisien. Dicari lagi, inovasi-inovasi apa lagi yang bisa dilakukan? Misalnya delivery order atau apotek online.
3. Menetapkan area persoalan dan melakukan pemecahannya. Misalnya penjualan turun, dicari apa penyebabnya. Misalnya ditemukan hal ini akibat daya beli yang kurang, pelayanan yang lambat,atau karena sumber daya manusianya yang kurang terampil. Oleh karena itu misalnya SDM-nya diajak ke pelatihan-pelatihan.
4. Memilih informasi kritis dari data induk. Ada hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini, bahwa semakin banyak data yang diperoleh, akan semakin rumit pengambilan keputusannya.
5. Memahami penggunaan teknologi dalam bisnis. Misalnya alat penghancur tablet,pembungkus serbuk, ata alat pengisi kapsul. Dipertimbangkan dengan saksama cost benefit-nya.
6. Memahami model organisasi bisnis/apotek.

Selanjutnya dibahas mengenai apotek mandiri dengan apotek franchise. Apa bedanya antara apotek mandiri dan franchise ini? Dari hasil diskusi, perbedaannya, kalau apotek mandiri, pengusaha atau apotekernya akan lebih merasakan perjuangannya, mengenai jatuh bangunnya, tantangan di awal, merasakan manis pahitnya, serta dapat menentukan bentuk bisnisnya sendiri. Sementara apotek franchise, sudah ada standar obat yang disediakan, sudah ada bentuk bisnisnya, sudah ada ketentuan haranya, sudah punya brand, dan sudah ada mekanisme promosinya sendiri. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan.

Selain conceptual skill, communication skill juga penting. Yang mana komponennya antara lain:

1. Kemampuan menyampaikan idenya dalam bentuk kata maupun tindakan.
2. Kredibilitas di antara kolega, sejawat, teman sendiri, dan bawahan.
3. Mendengarkan dan mengajukan pertanyaan.
4. Presentation skill, kerangka bicara.
5. Presentation skiil, baik tertulis maupun format grafik.

Selanjutnya, juga ada effectiveness skill yang komponennya terdiri dari:

1. Berkontribusi pada misi perusahaan.
2. Fokus pada customer.
3. Multitasting.
4. Kemampuan bernegosiasi.
5. Project management.
6. Reviewing operations and implementing improvements.
7. Pengaturan dan memonitor standar kinerja baik secara internal maupun eksternal.

Aktivitas di apotek supaya efektif, harus ada standar operasional, atau dibuat SOP (Standard Operating Procedure). Misalnya waktu untuk meracik berapa lama, waktu mencari produk yang sudah ada berapa  lama, dan sebagainya. Para manager harus benar-benar bisa mengatur waktu, bahkan untuk top manager, sudah ada jadwal untuk 1 sampai 3 bulan ke depan.

Yang terakhir, adalah interpersonal skill, antara lain:

1. Kemampuan melatih (coaching) dan mensupervisi (mentoring).
2. Kemampuan berbaur, bekerja dengan berbagai orang dengan budaya yang berbeda (diversity skill).
3. Membuat jaringan di dalam organisasi (networking within the organization).
4. Membuat jaringan di luar organisasi (networking outside the organization).
5. Bekerja dalam tim dan memiliki komitmen. Pada kondisi tertentu, ego dalam tim harus direndahkan agar dapat mencapai tujuan.

Demikian yang dapat saya catat. Katanya, kelas dengan Pak Umar pada mata kuliah ini tinggal 2 pertemuan lagi. Mohon maaf apabila terdapat kesalahan. Semoga bermanfaat dan terima kasih sudah berkunjung :D