Catatan Manajemen Farmasi Komunitas #2

Sumber Gambar: www.huffingtonpost.com

Jika dibandingkan dengan catatan sebelumnya di sini, catatan pada pertemuan kedua ini akan lebih banyak karena memang ada lebih banyak catatan yang saya tulis di buku saya. Pertemuan kedua ini dilaksanakan pada minggu ketiga perkuliahan, karena pada minggu keduanya Pak Umar tidak dapat hadir karna harus menghadiri suatu pelatihan dalam 5 hari berturut-turut. Beliau memberikan nasehat kepada kami, nantinya di dunia kerja, semua profesi akan bersaing, mereka yang punya skill, informasi, dan keahlian yang lebih dari yang lain akan menang. "Jadi mumpung masih muda, gali impian sebesar mungkin!"

Manajemen farmasi komunitas, berhubungan dengan orang yang melakukan manajemen, yaitu manag. Apa saja yang dilakukan manager? Berikut adalah hal-hal yang dilakukannya:

1. Planning. Melakukan perencanaan untuk bisa mencapai strategi atau goal yang ditetapkan. Dalam hal ini ada 3 unsur yang saling terintegrasi, yaitu strategi, goal, dan action planning. Misalnya hari ini memiliki goal untuk dapat sampai  ke Semarang pada pukul 2, sementara sekarang sudah jam 11, maka apa yang harus dilakukan? Susun strategi, cari informasi bagaimana bisa mencapainya, misalnya pesan tiket online dari maskapainya langsung. Lalu langsung action planning, naik taksi ke bandara, check in, dan sampai di tempat tujuan.
2. Organizing. Menentukan tugas apa yang akan dilakukan. Siapa yang mengerjakan? Bagaimana tugas dikelompokkan? Siapa yang melaporkan dan melaporkan ke siapa?
3. Leading. Memotivasi subordinat. Dalam hal ini subordinat merupakan sinonim dari bawahan. Jadi, sekarang istilah "subordinat" lebih banyak digunakan dibandingkan bawahan. Karena kesannya kalau memakai kata "bawahan" seperti terinjak-injak. Jadi, kepemimpinan intinya adalah bagaimana memotivasi dan mempengaruhi orang lain dan hal ini bukanlah hal yang mudah. Kita tidak bisa semata-mata menggunakan power kita, misalnya, "Oh ya sudah, gampang saja, diberi surat peringatan saja." Salah-salah nanti kita sendiri yang rugi misalnya orang yang akan diberi itu memiliki backing-an orang penting. Jadi, kita harus selalu berusaha memotivasi dan mempengaruhi orang lain tanpa harus menggunakan power. 
4. Controlling. Yaitu memonitor performance (kinerja), keberhasilan kerja yang saat itu dicapai, lalu dibandingkan dengan goal. Jadi, ada evaluasi. Misalnya ada suatu hal yang terlambat, maka dievaluasi kenapa bisa terlambat, dan bagaimana caranya berikutnya tidak terlambat lagi.

Menarik membahas kepemimpinan, karena berkaitan dengan orang lain, maka kita harus mengerti tentang orang  itu. Setiap orang itu unik, orang yang kembar identik saja, masih ada bedanya.  Dengan mempelajari orang lain, membaca karakter orang lain, maka kita bisa tahu bagaimana caranya memotivasi orang itu. Orang yang paling mudah dimotivasi adalah orang yang cepat dengan kita. Ada banyak cara memotivasi orang lain, untuk orang yang susah membuat keputusan, akan mudah dipengaruhi. Misalnya ada seorang  ibu dengan karakter seperti ini, "Saya batuk, saya bingung harus beli obat seperti apa." Kita bisa menanggapinya dengan mengatakan, "Jika ibu batuk seperti itu, maka ini adalah pilihan yang terbaik." Tetapi ada juga orang yang memiliki pendirian yang kuat dan tidak bisa digoyahkan, misalnya, "Saya mau beli obat batuk X!" Jangan kita katakan, "Pak, obat X itu seperti ini, akan lebih baik yang obat Y." Orang itu akan kukuh, "Saya maunya obat X, ya obat X, bukan Y!" Jadi untuk orang seperti ini ya paling tepat adalah memenuhi keinginannya. Tapi apa bila barangnya tidak tersedia, kita bisa mengatakan, "Pak, obat ini habis, tetapi ada obat lain yang isinya dan khasiatnya sama."

Kita bisa mempelajari karakter tiap orang dari buku Personality Plus. Buku ini membagi karakter orang menjadi empat, yaitu koleris, sanguinis, plegmatis, dan melankolis. Dengan mengetahui karakter orang lain, bahkan lewat telepon saja sudah dapat mengetahuinya orang seperti itu memiliki karakter seperti apa. Apalagi kalau bisa membaca karakter bos kita, kita akan lebih mudah dipromosikan. Semua ini ada kaitannya dengan salah satu kompetensi apoteker yang harus dikuasai, yaitu komunikasi. 

Secara singkat, beliau menjelaskan perbedaan antara empat macam karakter itu. Orang yang diceritakan sebelumnya yang tegas yang memiliki pendirian yang kuat merupakan orang dengan tipe koleris. Berbeda sekali dengan orang sanguinis, orang sanguinis paling heboh, jika orang koleris mulutnya satu, orang  sanguinis mulutnya banyak. Jika ada yang bertanya, siapa yang tiket gratis, orang sanguinis akan dengan hebohnya mengangkat tangan dan berteriak, "SAYAAA!!!". Orang sanguinis itu lebih mengenal warna, jika ditanya mengenai nama orang lain mungkin orang itu lupa, tetapi jika diingatkan dengan warna, orang ini lebih ingat, "Oh ibu itu yang pakai baju kuning ya?" Jika kita adalah orang sanguinis lalu berhadapan dengan orang koleris, meskipun bisa bermulut banyak (banyak bicara) maka harus menyesuaikan dengan orang koleris dengan sedikit bicara. Jadi, kita harus bisa membaca  lawan komunikasi kita, jika ingin komunikasinya efektif atau pesan yang ingin disampaikan tercapai dan mendapat respon yang baik pula.

Sementara orang plegmatis, bisa diilustrasikan dengan kondisi yang sama, misalnya diminta untuk mengambil keputusan siapa yang mau ikut ke pantai, orang ini akan bertanya-tanya kepada orang lain, tidak hanya satu, bisa hampir ke semua orang, "Kamu ikut ga? kalo kamu ikut ga? Dina kamu ikut ga? Ipul ikut?" Orang ini sulit mengambil keputusan, bahkan ketika membeli baju juga banyak minta pertimbangan dari orang lain. Kalau orang melankolis, merupakan tipe orang yang sangat sistematis dan perfeksionis. Orang ini memiliki serangkaian rutinitas yang sama, penampilan selalu rapi, dan barang-barang di sekitar juga tersusun dengan amat rapi. Orang seperti ini mudah stres ketika  ada satu hal yang menyebabkan adanya ketidaksistematisan, misalnya orang ini biasa menaruh sepatunya di rak sebelah kiri. Ketika sepatunya tidak ada di sana, orang ini akan amat frustasi.

Kembali lagi membahas mengenai manajemen, dalam distribusi manajemennya, dimulai dari pembuatan perencanaan atau planning yang dilakukan oleh top manager. Selanjutnya diikuti dengan pembagian tugas yang disebut  dengan organizing yang dilakukan oleh middle manager/ Dala pelaksanaannya di lapangan, yang memimmpin adalah first line manager. Rangkaian proses itu selalu meliputi input -> proses -> output lalu kembali lagi ke input, jadi merupakan suatu hal yang continous. Jadi, tidak bisa apabila di bagian perencanaan mengatakan, "Tugas perencanaan saya sudah selesai, jadi saya mau libur 5 hari." Tidak bisa begitu saja, karena dalam pelaksanaannya selalu bisa muncul sehingga perlu mengubah strategi atau perencanaannya. Jadi, harus selalu ada evaluasi. 

Selain dalam hal planning, top manager juga berperan kaitannya dengan interpersonal misalnya tugas-tugas yang bersifat seremonial (gunting pita) dan kaitannya dengan decisional, terkait dengan pengambilan keputusan. Selain itu juga memiliki peran informational. Dalam arti, top manager memang harus yang paling tahu dibandingkan dengan subordinat. Oleh karena itulah, biasanya top manager selalu difasilitasi dengan ruang baca  koran. 

Apa lagi yang dilakukan manager? 

1. Melakukan interaksi dengan yang lain, misalnya dengan kepala HR atau orang dalam organisasi yang sama, atau berinteraksi dengan orang lain dari organisasi atau perusahaan yang berbeda. 
2. Melakukan refleksi, gambaran ke depan akan menjadi seperti apa. Oleh karena itu manager  dibayar lebih tinggi, karena harus berpikir keras (konseptual). Maju tidaknya perusahaan ada di tangan manager.
3. Action. Tidak hanya sekedar omong doang, tetapi juga mengerjakannya. Contohnya adalah manager yang membawahi medical representative, sebelum karyawan itu turun ke  lapangan menjalankan tugasnya, manager mencontohkan terlebih dahulu kepada  karyawannya bagaimana mengerjakan tugasnya, mulai dari dialog dengan dokter dan seterusnya. 

Dengan demikian, manager harus memiliki management skill berupa technical skill (memiliki pengetahuan teknis di bidang itu, misalnya jika menjadi supervisor pembuatan tablet, ya harus mengetahui cara pembuatan tablet) dan ability to work with other people both individually or in group (kalau tidak bisa bekerja sama ya tidak akan jalan perusahaannya), serta conceptual skill (memiliki kompetensi untuk berpikir dan mempelajari suatu hal yang abstrak dan kompleks, memahami kondisi subordnat dan bagaimana menyesuaikan kondisi organisasi sesuai dengan lingkungan luas). Jika peran ini dibagi berdasarkan tingkatan managernya, top manager lebih ditekankan pada conceptual skill, middle manager lebih ditekankan pada mengorganisasikan sumber daya manusia, sementara first line manager lebih ditekankan pada technical skill.

Sekian yang dapat saya tuliskan. Mohon maaf apabila terdapat kesalahan. Semoga bermanfaat dan terima kasih sudah berkunjung :D